远程办公三部曲 - 如何提高沟通效率

前边我们聊了如何安排时间，没有看的朋友可以去看 远程办公三部曲 - 如何合理安排时间 。远程办公的和固定工作场所办公有很多区别，其中比较重要的一点就是沟通。那么远程办公的沟通效率怎么样呢，有没有办法提高呢。

固定场所的沟通方式

在公司办公的时候，在沟通上有一点，那就是方便。不论是和身边的同事沟通简单的问题，还是比较复杂的项目沟通，都可以很快速的完成。
这个时候的沟通方式有
1、即时通讯工具图文沟通
2、小问题两三个人面对面沟通
3、大型项目或者复杂问题通过会议面对面沟通
4、通过工具进行语音沟通。
这些沟通方式中，面对面沟通基本占了大头，超过 60%的沟通都是面对面解决的，这是在固定场所集体办公的优势。而且小问题几个人面对面的讨论更容易梳理问题，表达思想描述事情的信息损耗是最小的。面对复杂问题需要更多人处理的时候，召开会议，面对面进行沟通也能很快的解决问题。在这种场景下，使用即时通讯工具进行基础事情的沟通的次数反而变少。

远程办公的沟通方式

当脱离了固定场所办公，远程办公一般是在家里居家办公，个别情况下会有租赁共享办公室之类的现象，在这种情况下，和异地的同事进行沟通，大概有这么几种方式

1、即时通讯工具图文沟通
2、通过工具进行语音沟通。
3、使用会议软件进行沟通

在这种场景下，从面对面为主的沟通变成了打电话为主的语音沟通或者图文沟通，这样会有两个变化，第一个是增加了沟通时间，第二是降低了沟通的效率，大家需要谨慎的确认对方是否真的理解了要表达的内容。

如何提高沟通效率

对于远程办公的沟通效率较低的问题，我们可以尝试通过一些方法来解决，比如：
1、事先准备
2、条理清晰
3、善用工具
4、做好记录

首先，我们应该在沟通之前做好准备，准备好这次要沟通的内容，需要参与沟通的人员，最后需要得出哪个方向的结论，不要设置漫无目的讨论，这样会大量的浪费时间，

其次在沟通过程中要做到条理清晰，发起人介绍完事情背景以后要把控整个沟通的节奏，一条一条的进行讨论得出结果，并且记录，防止出现沟通偏离主题的现象。

第三要善用各种工具，包括沟通的语音或者会议工具，记录的文档系统，跟进的系统等等。由于是远程，首先需要一个稳定的沟通工具，这个大家根据自己的实际情况选择就好，一定要保证可以容纳当前会议的人数，并且保证语言传输稳定且清晰。

第四点就是做好沟通记录，沟通过程中大家对每一条达成的结论，最后由谁负责，中间需要哪个团队来配合，需要什么资源，在什么时间完成，这些都要记录清楚，并且同步在场的每一个人。

如何确保沟通结果

沟通结束以后，其实并不代表事情已经结束，我们还需要对这个事情进行跟踪，确保落实，否则还需要重新进行沟通，不节约资源。对于确保沟通结果可以尝试以下方法
1、记录到文档内
2、发送给所有参与者
3、定期检查进度，
4、出现问题及时沟通处理。

首先我们要保证所有沟通的内容都已经记录下来了，记录在一个文档中，这个文档描述了谁负责那件事情，中间需要哪个团队来配合，需要什么资源，在什么时间完成。

其次我们通过邮件发给每个人，或者组建一个所有参与者都在的沟通群，将这个文档放在这群里。

第三就是一定要定期检查进度，看看是否遇到了什么困难，要怎么处理，是否需要新的资源加入进来。

综上所述，对于沟通我们一定要做好沟通前的准备，沟通时的条理，沟通后的保障，这样才能在远程办公的情况下，提高沟通效率。

本文收录于远程办公三部曲：
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远程办公三部曲 - 如何提高沟通效率
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